Eine ausgezeichnete Reputation ist das Allerwichtigste im E-Mail-Marketing. Denn nur durch den “guten Ruf” erreicht man eine hohe Zustellrate. Verstößt man aber gegen einige Regeln oder auch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union, so schadet man dem Ruf, die Reputation leidet.

Doch was genau ist eigentlich eine E-Mail-Absender-Reputation und welche Maßnahmen können ergriffen werden, um diese bestmöglich zu halten? Welche Regeln gibt es und wie vermeidet man, dass E-Mails im Spam landen? In diesem Artikel möchte ich Ihnen genau das erläutern.

Was ist eine E-Mail-Absender-Reputation?

Eine E-Mail-Absender-Reputation ist eine Bewertung mit Hilfe eines Scores, den ein Internet Service Provider (ISP) einem Unternehmen vergibt, das E-Mails versendet. Der Score repräsentiert die Rangordnung Ihrer IP-Adresse gegenüber anderen - der Score ist entscheidend für die Zustellbarkeit Ihrer E-Mail! Je höher der Score, desto eher kommen die E-Mails auch bei den Empfängern an. Fällt der Score, werden die Mails in den Spam-Ordner des Empfängers gesendet oder von vornherein zurückgewiesen.

Folgende Faktoren beeinflussen den Score:

• die Anzahl der Mails, die vom Unternehmen versendet werden
• wie viele Empfänger die Mails des Unternehmens als Spam markiert haben
• wie oft der Service Provider die Mails als Spam gekennzeichnet hat
• wenn das Unternehmen auf verschiedenen schwarzen Listen steht
• wie oft die Mails nicht zugestellt werden können, weil sie z. B. an unbekannte Nutzer versendet wurden
• wie viele Empfänger die E-Mail öffnen, antworten, weiterleiten, löschen oder Links in der Mail anklicken
• wie viele Empfänger sich aus der Liste austragen

Die Reputation sorgt also für eine hohe Zustellrate. Daher legt Quentn größten Wert auf eine ausgezeichnete Reputation - nur deswegen haben wir über alle Postboxen eine durchschnittliche Zustellrate von 99%. Das ist keine ausgedachte Zahl (wie es bei manch anderen Mitbewerbern der Fall ist), sondern eine Tatsache.

 

Auszug der Server-Statistik unseres zentralen E-Mail-Servers, Stand 1.2.2021

 

 

Welche Maßnahmen ergreift Quentn für eine hohe Reputation?

Quentn unterstützt Sie dabei, einen guten Reputations-Score zu erlangen. Dafür werden eine Reihe von Maßnahmen ergriffen, die zum Teil seitens Quentn ergriffen werden, zum Teil seitens der Kunden erfüllt werden müssen. Das alles macht Quentn:

Einhaltung der DSGVO

Die Einhaltung der DSGVO hat hier oberste Priorität. Wie eingangs bereits erwähnt, sinkt die Reputation bei Verstößen gegen die Verordnung - und damit Ihre Zustellrate. Das wollen wir verhindern, indem wir folgende Maßnahmen ergreifen:

AV-Vertrag

Nach Art. 28 DSGVO müssen Unternehmen immer einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (kurz AV-Vertrag) abschließen, wenn sie externe Dienstleister beauftragen, weisungsgebunden personenbezogene Daten zu verarbeiten (d. h. Daten erheben, verarbeiten und/oder nutzen). 

Der Vertrag beinhaltet:

• der Gegenstand und die Dauer des Auftrags,
• der Umfang, die Art und der Zweck der vorgesehenen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten,
• die Art der Daten und der Kreis der Betroffenen,
• die nach Art. 32 DSGVO zu treffenden technischen und organisatorischen Maßnahmen,
• die Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten,
• die bestehenden Pflichten des Auftragnehmers, insbesondere die von ihm vorzunehmenden Kontrollen,
• die etwaige Berechtigung zur Begründung von Unterauftragsverhältnissen,
• die Kontrollrechte des Auftraggebers und die entsprechenden Duldungs- und Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers,
• mitzuteilende Verstöße des Auftragnehmers oder der bei ihm beschäftigten Personen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder gegen die im Auftrag getroffenen Festlegungen,
• der Umfang der Weisungsbefugnisse, die sich der Auftraggeber gegenüber dem Auftragnehmer vorbehält,
• die Rückgabe überlassener Datenträger und die Löschung beim Auftragnehmer gespeicherter Daten nach Beendigung des Auftrags.

Serverstandort und Datensicherung

Wir betreiben unsere E-Mail-Server in einem nach höchsten Ansprüchen gesicherten Datencenter innerhalb Deutschlands. So befinden sich Ihre Kontakte dank modernster Cloud-Technik und Verschlüsselung immer an einem zentralen und sicheren Ort. Durch spezielle Web- und Datenbank-Funktionen sichern Sie gegebene Datenschutz-Zustimmungen Ihrer Kontakte immer rechtskonform. 

Manuelle Überprüfung der Importe

Jeder Kontakt-Import wird von einem Mitarbeiter manuell überprüft. Außerdem muss bei jedem Import ein Formular ausgefüllt werden, damit wir nachvollziehen können, woher die Kontakte kommen. Wir können keine E-Mail-Adressen genehmigen, bei denen keine Einverständniserklärung des Empfängers vorliegt (Double Opt-in), bzw. können wir diese Kontakte dann nur mit einem unbekannten E-Mail-Status ins System pflegen, sodass die Kontakte nicht angeschrieben werden können (siehe weiter unten: E-Mail-Status). 

Auch bei einer auffälligen Häufung generischer Adressen, beginnend mit office@ oder info@, bedarf es Rücksprache. 

Verpflichtender Double Opt-in

Beim Double Opt-In (oder kurz: DOI) handelt es sich um ein ausdrückliches Zustimmungsverfahren, bei dem der Endverbraucher Werbekontaktaufnahmen vorher durch eine E-Mail explizit bestätigen muss. Ohne dieses Verfahren laufen Sie Gefahr, zahlungspflichtig abgemahnt zu werden.

Unaufgeforderte E-Mails gelten als Eingriff in die Privatsphäre und sind Spam. Aus diesem Grund ist das Double Opt-in-Verfahren bei Quentn Pflicht. So garantieren wir, dass wirklich nur diejenigen E-Mails erhalten, die sich dafür auch eingetragen haben.

Austrage-Link in E-Mails

Der Austragen-Link am Ende jeder E-Mail kann weder gelöscht noch editiert werden. Dadurch gewährleisten wir rechtskonformes E-Mail-Marketing.

Automatische Erstellung eines Impressums

Nach § 5 TMG ist es Pflicht für gewerbliche Internet-Seiten und gewerbliche E-Mails, ein E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur zu führen - ein Link zum Impressum reicht nicht aus.

In allen E-Mail-Templates haben wir bereits die Platzhalter eingepflegt, die für die Erstellung des Impressums notwendig sind. Die Daten werden aus den Angaben bezogen, die unsere Kunden bei ihrer Anmeldung hinterlegt haben. 

Was gehört in die E-Mail-Signatur?

Firmen mit Handelsregistereintrag:  

• Firmenname 
• Bezeichnung der Rechtsform
• Ort der Handelsniederlassung Registergericht und Nummer des Handelsregistereintrags
• GmbH: Angabe des Geschäftsführers und, wenn vorhanden, des vollen Namens des Aufsichtsratvorsitzenden
• AG: Angabe aller Vorstandsmitglieder und des Aufsichtsratsvorsitzenden sowie Kennzeichnung des Vorstandsvorsitzenden

Firmen ohne Handelsregistereintrag:

• Vor- und Nachname der oder des Gesellschafter(s)
• bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts dieser Zusatz oder die Abkürzung GbR
• ladungsfähige Anschrift des Unternehmens oder des Unternehmers
• Geschäftsbezeichnung kann enthalten sein

Verhindern von Spambot-Eintragungen

Quentn verwendet verschiedene Browser- und IP-basierte Tools die zum größten Teil verhindern, dass sich bekannte Spambots in den Formularen eintragen können. 

Diese verfügen über eine riesige Datenbank, in der spamhaltige IP-Adressen sowie E-Mail IDs gesammelt werden. Anhand von durchgeführten Aktivitäten dieser IPs im gesamten Web wird diese Sammlung regelmäßig erweitert. Erfolgt nun ein Zugriff einer dieser IPs auf Ihr Quentn-Formular, wird dies von uns sofort geblockt und ein Zugriff verhindert. 

Kostenlose Domain-Verifizierung

Um eine sichere Zustellrate zu garantieren, authentifiziert Quentn Ihre E-Mails immer automatisch mit DKIM und stellt auch sicher, dass Ihre E-Mails die SPF-Prüfungen bestehen. 

Falls das für Sie gerade Fach-Chinesisch war, lesen Sie bitte weiter, ich erläutere es Ihnen. Andernfalls scrollen Sie bis zum Punkt “Bounce-Management”.

E-Mails authentifizieren - Was heißt das eigentlich?

Die einzelnen Internet-Service-Provider (ISP) treffen umfangreiche Vorkehrungen, um ihre Netzwerke vor Spam zu schützen. 

Wenn die Absender-Adresse von einem Freemailer (wie gmail, yahoo, web.de, gmx etc.) versendet wurde, weiß der Provider, dass gmail & Co. ganz sicher nicht selbst diese Mail versendet haben und geben an den Empfänger Warnmeldungen, bzw. sortieren diese E-Mails gleich als Spam. 

Diesen Vorgang nennt man E-Mail-Authentifizierung: Mit ihrer Hilfe können die ISP feststellen, ob die eingehende Mail auch wirklich von dem Absender stammt, der in der E-Mail genannt ist. Zu diesem Zweck existieren zwei bewährte Verfahren: DomainKeys Identified Mail (DKIM) und das Sender Policy Framework (SPF). 

DomainKeys basiert auf asymmetrischer Verschlüsselung. Den E-Mails wird eine digitale Signatur im Header zugefügt, die Ihrer Domain zugeordnet ist und bei allen ausgehenden E-Mails genutzt wird. Der empfangende Server fragt dann den öffentlichen Schlüssel ab, der im Domain Name System (kurz DNS) der Domain verfügbar ist.  

 

Das SPF (Sender Policy Framework) ist ein weiteres zur Sender-Authentifizierung genutztes Spamschutz-Verfahren. In den DNS-Einträgen einer Domain werden zusätzliche Informationen (detaillierte Angaben zu den versendenden Mailservern) in Form von SPF-records gespeichert. Der empfangende Mailserver kann über den SPF-record der Domain prüfen, ob die erhaltene E-Mail von einem autorisierten Mailserver stammt oder nicht. Im letzten Fall kann die E-Mail über den SPF-Spamschutz identifiziert und als SPAM deklariert werden.

 

Die Vorteile von Quentns Standard-Authentifizierung

Was andere Mitbewerber erst ab einem mit hohen Kosten verbundenen Enterprise-Tarif anbieten, stellt Quentn all seinen Kunden zur Verfügung: Alle E-Mails sind immer mit Quentn‘s Standard-Authentifizierung versehen. Dies bringt für Sie einige Vorteile:

• Ihre E-Mails besitzen immer eine DKIM und SPF-Authentifizierung. 
• Sie müssen sich um nichts kümmern und keine fortgeschrittenen DNS-Einstellungen an Ihrer Versand-Domain durchführen.

Es ist nie möglich Quentn‘s Standard-Athentifizierung abzustellen. Sie können sich jedoch dazu entscheiden, Ihre eigene Authentifizierung mit Quentn aufzusetzen. Dies kann Ihnen weitere Vorteile beim Versenden von E-Mails bringen. 

Eigene Domain-Verifizierung

Wenn Sie Besitzer einer eigenen Domain sind haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigene DKIM und SPF-Verifizierung aufzusetzen. Auf diese Weise erlauben Sie Quentn, Ihre Domain-Informationen im E-Mail-Header zu nutzen. Dies kann die Zustellrate Ihrer E-Mails verbessern und erhöht die Professionalität Ihres Auftritts. 

Um dies zu erreichen, müssen Sie einige Änderungen in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain durchführen. Eventuell lohnt es sich hier für Sie den Techniker Ihres Vertrauens zu Rate zu ziehen. Gern steht Ihnen auch der Quentn-Support zur Verfügung.

Vorteile der eigenen Domain-Verifizierung

• Quentn‘s Authentifizierungsinformationen („gesendet via m-2.eu-1.quentn.com“) verschwinden für den Empfänger und werden mit Ihrem Domain-Namen ersetzt. (Dies trifft zwar nicht für alle E-Mail-Webseiten- und Programme zu, aber sicherlich für die meisten)
• Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails im Werbe- oder Spam-Ordner des Empfängers landen, wird geringer.  

Bounce-Management

Quentn hat ein hervorragendes Bounce-Management impliziert. Jede E-Mail-Adresse bekommt einen bestimmten E-Mail-Status welcher aussagt, ob ein Kontakt bekannt, bestätigt oder (temporär) gesperrt ist und demnach angeschrieben werden darf, oder nicht. 

Quentn versendet automatisch NUR an bestätigte Kontakte.

Was bedeutet der E-Mail Status?

Wenn Sie einen E-Mail Newsletter versenden, wird dieser vom Provider Ihres Mailservers an den E-Mail-Provider des Empfängers gesendet. Normalerweise empfängt der Provider diese E-Mail und speichert sie im Postfach des Empfängers. Unter gewissen Umständen kann Ihre E-Mail jedoch nicht zugestellt werden - dann wird die E-Mail-Adresse des Empfängers gesperrt. Anhand des Fehlercodes erkennt Quentn die Ursache für die Sperrung und kategorisiert die Adressen in temporäre und anhaltende Sperrung.

Temporäre Sperrungen

Eine temporäre Sperrung (also ein sogenannter “Softbounce”) erfolgt, wenn zum Beispiel:

• das Postfach des Empfängers voll ist.
• der E-Mail-Provider zum Versandzeitpunkt nicht erreichbar war, z. B. wegen Wartungsarbeiten.

Kann die E-Mail zum ersten Mal nicht zugestellt werden, schaltet Quentn die E-Mail-Adresse nach 72 Stunden wieder frei. Aber Achtung: Die Zeitspanne erweitert sich mit jeder weiteren Blockierung (bis zu 75 Tagen)! Nach fünf temporären Sperrungen wird die E-Mail-Adresse endgültig gesperrt.

Endgültige Sperrungen

Eine endgültige Sperrung (oder auch “Hardbounce”) hat zur Folge, dass der Kontakt nie wieder angeschrieben werden kann. Sie erfolgt, wenn zum Beispiel:

• die Mailadresse falsch ist - entweder, weil ein Tippfehler in der E-Mail-Adresse ist, oder weil der Empfänger diese E-Mail Adresse gelöscht hat.
• etwas mit der Domain nicht stimmt (das, was hinter dem @ steht) - auch hier kann ein Tippfehler die Ursache sein.
• die Mail aufgrund von Spam-Verdacht abgelehnt wird.
• die Absender-Domain wegen einer schlechten Reputation abgelehnt wird.

Spam

Der Begriff "Spam-E-Mails" (oder "Junk-E-Mails") bezieht sich auf bösartige, unerwünschte E-Mails, die dem Empfänger keinen Mehrwert bieten. Die Nachrichten sind nicht vertrauenswürdig und häufig auch betrügerisch motiviert. Der Empfänger soll manipuliert werden und eine für den Absender vorteilhaften Aktion bewegen - z. B. einen Link klicken oder vertrauliche Daten offen legen, etc.. Grundsätzlich lassen sich zwischen zwei Arten von Spam-E-Mails unterschieden:

1. Kriminell motivierte Nachrichten
2. unerwünschte Marketing E-Mails

Damit Empfänger davon weitestgehend verschont bleiben, habe die E-Mail-Clients verschiedene Spam-Filter. Diese erkennen Spam-E-Mails, schieben sie in den entsprechenden Ordner oder löschen sie gleich. Jeder E-Mail-Client (wie Web.de, yahoo, etc.) haben ihre eigenen Spam-Filter! Jeder funktioniert anders, verfügt über ein anderes Bewertungssystem, hat eigene spezifische Parameter und Listen. Im Grunde bewerten Sie aber alle die E-Mail-Absender-Reputation.

Tägliches Monitoring

Täglich wird von uns die IP-Infrastruktur überprüft. Wir überprüfen die IP Reputation, suchen Störer, überprüfen Spam-Beschwerden und Bounces.

CSA-Zertifizierung

 

Die Certified Senders Alliance (CSA) bildet eine neutrale Schnittstelle zwischen Mailbox Providern und Versendern kommerzieller E-Mails. Ziel der CSA ist es, die Qualität kommerzieller E-Mails (z.B. Newsletter, Rechnungen, Auftragsbestätigungen etc.) zu erhöhen. Um dieses Ziel zu erreichen, erstellt sie rechtliche und technische Qualitätsstandards. Die Qualitätsstandards ergeben sich aus geltendem Recht und technischen Anforderungen der Mailbox Provider. Sie werden entsprechend den aktuellen Gesetzesgrundlagen und Marktanforderungen regelmäßig aktualisiert.

Zertifizierte Versender verpflichten sich, hohe Standards einzuhalten. Dies entlastet die Mail-Security-Teams der teilnehmenden Mailbox Provider. Im Gegenzug erhalten zertifizierte Versender eine Reihe von Vorteilen.

Mehr über die CSA erfahren Sie hier.

Vertreten in den Spam-Feedback-Loops

Quentn ist natürlich auch in den Spam-Feedback-Loops aller gängigen ESP (E-Mail-Service-Provider) vertreten. Eine Feedback-Loop ist ein technischer Service von Mailbox Providern, der Spam-Klicks von E-Mail-Empfängern an den Versender zurückmeldet. Diese Funktion kommt zur Anwendung, wenn ein Empfänger in der Oberfläche seines E-Mail Accounts auf den „Spam-Button“ klickt, um sich über den Erhalt einer E-Mail beim Mailbox Provider zu beschweren.

Dadurch soll eine Verbesserung der E-Mail-Qualität erzielt werden. Negative Rückmeldungen erlauben dem Versender Rückschlüsse, welche Inhalte oder Praktiken in der Zielgruppe als negativ bewertet werden. Unter Berücksichtigung dieser Erkenntnisse kann die Zustellbarkeit langfristig gesichert und die Reputation verbessert werden. 

Das können Sie als Kunde tun:

 

In Ihrem Interesse bitten wir Sie, rechtskonform zu handeln! Dafür müssen Sie im E-Mail-Marketing folgende Punkte beachten:

• Haben die Empfänger dem Erhalt Ihrer E-Mails zugestimmt? Unaufgeforderte E-Mails gelten als Eingriff in die Privatsphäre und sind Spam. Aus diesem Grund ist das Double Opt-in-Verfahren bei Quentn Pflicht. So garantieren wir, dass wirklich nur diejenigen E-Mails erhalten, die sich dafür auch eingetragen haben.
• Ist die Einwilligung korrekt? Klein gedruckte oder in den AGB versteckte Sätze sollten Sie vermeiden. Sie müssen gut sichtbar auf die Abstellmöglichkeiten sowie den Umgang mit den Daten hinweisen. Wenn Sie personenbezogene Daten (wie E-Mail-Adressen!) speichern, müssen Sie auf die Zweckbestimmung der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung hinweisen.
• Protokollieren Sie die Einwilligung! Der Inhalt der Einwilligung muss protokolliert und jederzeit abgerufen werden können. In den Formularen können Sie eine Checkbox platzieren, die sowohl die Zustimmung zu Ihrer Datenschutzrichtlinie einholt als auch weitere Daten des User erfasst, wie die IP-Adresse und die Domain der Registrierung. Durch die Kontakthistorie kann in Quentn ganz leicht nachgewiesen werden, wann welcher Kontakt zugestimmt hat.
• Speichern Sie nur die Daten, die Sie wirklich benötigen! Im Sinne der Datensparsamkeit (ein Konzept des Datenschutzes) sollten Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten, die für die Erfüllung der jeweiligen Aufgabe benötigt werden.
• Kann der Empfänger die E-Mails abbestellen? Der Empfänger muss der Werbung jederzeit bequem widersprechen können. Deswegen sollte jede E-Mail am Ende immer eine Abbestellmöglichkeit enthalten - per E-Mail oder anderem Wege (Telefon, postalisch etc.). Bei Quentn gibt es in den E-Mails immer einen Link zum Abbestellen.
• Wissen die Empfänger, wer ihnen schreibt? Stichwort: Impressumspflicht! Ein Newsletter braucht, wie auch eine Webseite, ein komplettes Impressum. Dieses enthält Name, Anschrift, Vertretungsberechtigte, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Handelsregister- und Steuernummer. Ein Link zum Impressum auf Ihrer Webseite reicht nicht aus!
• Ist der Betreff eindeutig? Die Betreffzeile des Newsletters sollte so gewählt sein, dass erkennbar ist, dass es sich um einen Marketing-Newsletter handelt (abzuleiten aus § 6 Abs. 2 Telemediengesetz abzuleiten, in dem es heißt, dass der kommerzielle Charakter der Nachricht nicht verschleiert werden darf). Eine Verschleierung liegt vor, wenn der Betreff keine oder irreführende Informationen über den Inhalt oder die Identität des Absenders enthält.
• Haben Sie Ihre Datenschutzangaben angepasst? Wenn Sie die Newsletterbestellung über Ihre Webseite abwickeln, sollten Sie Ihre Datenschutzerklärung um die Datenverarbeitung erweitern. Transparenz zahlt sich aus! Sagen Sie Ihrem Kunden, was er von der Anmeldung an den Newsletter erwarten darf und benennen und verlinken Sie die Software. Am besten, Sie weisen auch hier auf die Abbestellungsmöglichkeiten hin. 
• Besitzen Sie das Copyright der Bilder? Wenn Sie fremdes Bildmaterial verwenden, gilt das Urheberrecht. Ohne Einwilligung oder Lizenz des Urhebers darf ein fremdes Bild nicht verwendet werden. Dies gilt auch für Zeichnungen, Grafiken sowie Teile dieser. Bei Darstellungen von Personen muss außerdem die Einwilligung der Abgebildeten vorliegen („Recht am eigenen Bild“). Insbesondere bei der Verwendung von Bildern unter einer Creative Commons Lizenz ist konkret darauf zu achten, dass auch die gewerbliche Nutzung des Bildes gestattet ist.
• Sind die Preisangaben vollständig und korrekt? Die Preisangabenverordnung verfolgt den Zweck, eine sachlich zutreffende und vollständige Preiswahrheit und Preisklarheit zu gewährleisten - das bedeutet, dass Angaben zur Höhe der Liefer- und Versandkosten (falls vorhanden) gemacht werden müssen und dass der Preis bereits die gesetzliche Mehrwertsteuer enthält.

Warum ist die Einhaltung der DSGVO und weiteren Gesetzen so wichtig im E-Mail-Marketing?

Die Einhaltung der Gesetze und Verordnungen ist extrem wichtig, aus mehreren Gründen:

1. Sie können reinen Gewissens bleiben. 
2. Wer sich von einem E-Mail-Absender belästigt fühlt (weil er nie dem Erhalt zugestimmt hat, den Absender nicht kennt, usw.), markiert die Nachrichten schnell als Spam. Auch die Service-Provider klassifizieren verdächtige Mails automatisch als Spam. Das schadet enorm der Reputation.
3. Ein Verstoß gegen die DSGVO kann sehr schnell zu einer teuren Abmahnung führen. Die DSGVO droht mit einer Geldbuße von bis zu 20 Millionen EUR oder bis zu 4 % des weltweit erwirtschafteten Jahresumsatzes im vorangegangenen Geschäftsjahr. Angewendet wird der Wert, der höher ist. (Weitere Informationen finden Sie z. B. hier) 

Fazit: Das können Sie für einen guten Reputations-Score umsetzen

Fassen wir noch einmal zusammen, welche Faktoren den Reputations-Score beeinflussen:

• Die Anzahl der Mails, die vom Unternehmen versendet werden.
• Wie viele Empfänger die Mails des Unternehmens als Spam markiert haben.
• Wie oft der Service Provider die Mails als Spam gekennzeichnet hat.
• Ob das Unternehmen auf verschiedenen schwarzen Listen (Blacklists) steht.
• Wie oft die Mails nicht zugestellt werden können, weil sie z. B. an unbekannte Nutzer versendet wurden.
• Wie viele Empfänger die E-Mail öffnen, antworten, weiterleiten, löschen oder Links in der Mail anklicken.
• Wie viele Empfänger sich aus der Liste austragen.
• Ob die SPF und DKIM korrekt sind.
• Die Richtigkeit der Metadaten, des Formats und die E-Mail-Struktur.

Die Maßnahmen, die Quentn für einen möglichst hohen Reputationswert umsetzt, habe ich eben ausführlich beschrieben. Aber auch Sie können noch an einigen Schräubchen drehen, indem Sie drei Bereiche optimieren:

Technische Einrichtung

• Verifizierte Domain
• Verknüpfte E-Mail-Absender-Adresse mit einer aktiven Webseite
• Nutzen Sie NICHT kostenlose webbasierte E-Mail-Adressen als Absender (z. B. @gmail ...)
• Vermeiden Sie ebenfalls Adressen wie noreply@xxx

Datenqualität

• Pflegen Sie Ihre Adressliste (Quentn unterstützt Sie dabei: Die Adressen, bei denen die E-Mails nicht zustellbar waren, werden automatisch (temporär) gesperrt. So vermeiden Sie es, wiederholt an inaktive Adressen zu senden.)
• Nutzen Sie ausschließlich Kontakte, die ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben: Durch das Double Opt-in Verfahren können Sie sich sicher sein, dass der Empfänger sich auch für Ihre Nachrichten interessiert - schließlich hat er sich dafür angemeldet.

Inhalte der E-Mails

• Schreiben Sie gute Betreffzeilen
• Vermeiden Sie Spam-Wörter (“jetzt gratis” oder ähnlich reißerische Phrasen) und Ansammlungen von Satzzeichen (!!! oder ???) sowie Versalien
• Nutzen Sie wenige Bilder und achten Sie auf das richtige Text-Bild-Verhältnis (70:30). Je schneller die Mail geladen werden kann, desto besser - deswegen sollten die Bilder weniger als 1 MB groß sein.
• Machen Sie Ihre E-Mails interessant. Das mag vielleicht merkwürdig für Sie klingen - aber das Verhalten des Empfängers beeinflusst Ihren Score maßgeblich. Öffnet er Ihre Mail nicht oder nur kurz, wirkt sich das negativ für Sie aus. Also: Geben Sie ihm Anreize, mit Ihnen zu interagieren.

In unserem Blog haben wir bereits einige Artikel verfasst, die Tipps für das Verfassen von mitreißenden E-Mails beinhalten:

• 10 Regeln für erfolgreiche E-Mails  
• Wie Sie einen Newsletter erstellen, den Ihre Leser lieben werden
• Wie Sie außergewöhnliche Texte schreiben, die sofort konvertieren  

Eine Sache haben Sie aber nicht in der Hand: Wenn eine schlechte User-Interaktion beim Webmailer verzeichnet wurde. Das heißt: Der Empfänger hat schon in der Vergangenheit Mails von Ihnen erhalten, diese aber ignoriert oder in den Spam-Ordner verschoben.

Volle Transparenz für unsere Kunden

Die Firmenideologie von Quentn lautet: Transparenz schafft Vertrauen. Aus diesem Grund haben wir Ihnen ganz genau unsere Vorgehensweisen und Maßnahmen geschildert die wir ergreifen, um dauerhaft eine ausgezeichnete Reputation zu halten und um der Datenschutzgrundverordnung der EU (DSGVO) vollumfänglich gerecht zu werden.

Grundsätzlich ermöglichen wir vollumfängliche Transparenz: Gibt es ein Problem - z. B. wurde eine E-Mail-Adresse gesperrt - bieten wir unseren Kunden als einziger Anbieter die Möglichkeit, die originale Server Message anzusehen und daher aus erster Hand den Grund für die Sperrung zu erfahren. 

Auch was die Kundendaten angeht, ist Quentn immer völlig transparent: Alle Daten, die Quentn besitzt, sieht auch der Kunde. Nichts wird “im Hintergrund” zusätzlich gespeichert. 

Unsere E-Mail- und Kontakt-Statistiken zeigen nur reale Werte. Es ist nämlich bis heute technisch nicht möglich, die Öffnung von E-Mails einwandfrei zu tracken. Deswegen wird bei Quentn immer nur von verifizierten Öffnungen gesprochen - also Öffnungen, die wirklich messbar sind. 

**Kurzer Exkurs: In den E-Mails wird ein Tracking-Pixel eingesetzt. Sofern der Empfänger beim Erhalt der E-Mail auch alle Bilder runterlädt, wird die Öffnung gezählt. Einige Anbieter, z. B. Outlook, bieten aber immer die Option, nur die E-Mail ohne die Bilder zu sehen (um Speicherkapazitäten frei zu halten). Werden die Bilder aber nicht angezeigt, wird die Öffnung nicht gezählt.**

Andere Anbieter schätzen gern die E-Mail-Öffnungen anhand der Öffnungsrate der verifizierten Öffnungen, um die Statistik schöner aussehen zu lassen. 

Alle unsere Plugins sind Open Source und stehen unter der Gnu-Public Licence. Unser WordPress-Plugin oder auch das Shopware-5-Plugin (sowie alle noch folgenden) können so von jedem begutachtet und verändert werden.