10 Regeln für erfolgreiche E-Mails

Ihre E-Mails werden zu häufig nicht gelesen? Sie möchten mehr Reaktionen auf Ihre Newsletter? Wenn Sie diese 10 Regeln befolgen, sind Sie garantiert erfolgreich mit Ihrem E-Mail-Marketing.

1. Schreiben Sie einen zündenden Betreff.

Die Betreffzeile ist Ihr Türöffner! Sie trägt entscheidend dazu bei, ob Ihre Nachricht gelesen wird. Er sollte in wenigen Worten den Inhalt Ihrer E-Mail beschreiben und zum Klicken anregen. Daher empfiehlt es sich, dass jede E-Mail nur einen inhaltlichen Schwerpunkt hat.

Schreiben Sie keine ganzen Sätze in den Betreff. Das ist zielführender und spart Zeit des Lesers.

2. Schreiben Sie eine persönliche Anrede.

Vermeiden Sie anonyme Anreden wie “Sehr geehrte Damen und Herren” oder “Sehr geehrte/r Herr/Frau”. Schreiben Sie stattdessen Ihre Kontaktperson persönlich an! Achten Sie dabei auf die korrekte Schreibweise des Namens sowie mögliche Titel.

3. Behandeln Sie nur ein Thema pro E-Mail.

Jedes Thema verdient eine eigene E-Mail. Oder anders: Ein Thema, dass keine eigene E-Mail verdient, ist vielleicht gar kein Thema.

4. Was ist der Mehrwert?

Was hat Ihr Leser davon, Sie zu kontaktieren? Stellen Sie sich diese Frage und geben Sie die Antwort am besten gleich im ersten Satz.

5. Geben Sie Ihrer E-Mail Struktur.

Nichts ist anstrengender für das Auge als ein großer Textblock. So erhöhen Sie die  Leserfreundlichkeit:

• Nutzen Sie Absätze.

• Verwenden Sie nur ein Schriftformat und eine Schriftgröße. Letztere sollte nicht zu klein sein: 14 pt dürfen es schon sein.

• Entscheiden Sie sich für eine gut lesbare und vorzugsweise schwarze  Schrift.

• Benutzen Sie Aufzählungen! Sie sind überaus praktisch, weil der Leser auf einem Blick die relevanten Informationen bekommt.

• Helfen Sie dem Auge dabei zu erkennen, was wichtig ist. Wichtige Informationen können Sie farblich oder durch kursive oder fette Schreibung hervorheben. Übertreiben Sie es dabei aber nicht! Sonst fühlt sich der Leser manipuliert und belehrt - und möchte dann nicht mehr weiter lesen.

6. Geben Sie klare Anweisungen: Call-to-Action.

Wenn man nicht sagt, das man etwas möchte, dann bekommt man es auch nicht. Also: Weisen Sie Ihren Leser darauf hin! Soll er einen Link klicken? Dann sagen Sie ihm das.

Schreiben Sie dabei in einfachen, kurzen und prägnanten Sätzen - so, wie ein Drittklässler. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit auf eine Antwort um 53%.

7. Schreiben Sie aktiv und positiv

Formulieren Sie aktiv und vermeiden Sie negative Wörter wie “fehlend”, “nicht”, “Entschuldigung”. Sie vermitteln damit den Eindruck, dass alles schon in die Wege geleitet wurde. Anstatt „Die noch fehlende Software wird Ihnen zugeschickt“ hört sich „Die Software erhalten Sie in den nächsten Tagen“ an, als ob alles schon in der Post wäre. Um positive Emotionen hervorzurufen, vermeiden Sie Worte wie “Nicht” oder “Entschuldigung”.

8. Vermeiden Sie große Datenmengen.

Versenden Sie lieber ein Text-Template, ggf. mit einem Link anstatt grafisch aufwendig gestaltete Newsletter zu versenden, die das Postfach verstopfen und unnötig Speicherplatz belegen. Es gibt zudem diverse Studien die belegen, dass E-Mails mit reinen Texten eine höhere Öffnungsrate haben - und somit eine bessere Reputation.

9. Beachten Sie die Impressumspflicht.

Geschäftliche E-Mails unterliegen der Impressumspflicht. Deswegen sollten in Ihrer Signatur Firmenname, Bezeichnung der Rechtsform, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist, bei einer GmbH der/die Geschäftsführer und bei existierendem Aufsichtrat dessen Vorsitzender mit Vor- und Nachname angegeben werden. Bei einer Aktiengesellschaft müssen alle Vorstandsmitglieder genannt und der Vorstandsvorsitzende gekennzeichnet werden. Zudem ist der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Vor- und Nachname anzugeben. Zudem wird empfohlen, auch Angaben zur Telefonnummer sowie der Adresse Ihrer Website zu machen.

10. Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung & Grammatik

Es wirkt sehr unprofessionell, wenn E-Mails mit Rechtschreib- und Grammatikfehlern übersät sind. Lesen Sie sich Ihren Text noch einmal durch und lassen ihn ggf. von jemand anderen gegenlesen.